Los ejes del Facility Management

El Facility Management es una disciplina joven que nació en Estados Unidos a fines de los años ’70, y que luego se expandió lentamente hasta que alcanzó más formalmente a nuestra región y a Argentina recién con el inicio del corriente milenio, específicamente en 1999 con la llegada del IFMA (International Facility Management Association).

El objetivo principal del Facility Management es, básica y sintéticamente, la gestión de los edificios y sus servicios. Si bien esto se mantiene, la actividad ha ido evolucionando y cambiando sus focos en respuesta a las necesidades de las empresas.

La parte “hard”, es decir, el mantenimiento de los edificios en sí mismos, de sus instalaciones y de su equipamiento, se le sumaron en los últimos años, temas “soft” entre los cuales podemos destacar la sostenibilidad, la gestión de datos (o Data Analytics) y, específicamente para oficinas, la experiencia en los lugares de trabajo (o Workplace Experience).

SOSTENIBILIDAD

Respecto de la sostenibilidad, o economía circular, podemos decir que es un tema muy presente e instalado, aunque a nivel local todavía hay un largo camino por delante. Por un lado, para lograr buenos resultados nuestra sociedad necesita tomar aún mucha más conciencia de su importancia, y esto implica un importante trabajo de educación. A su vez.

Por el lado de las empresas, aunque hay un consenso bastante claro en su importancia, muchas veces profundizar realmente en el mismo implica cambios en los procesos, horas de trabajo, equipamiento, actualización de tecnologías (con dificultades de disponibilidad y elevados costos), en definitiva más recursos de todo tipo que, en el contexto económico de Argentina, sistemáticamente se dificulta. El conjunto de factores hace que muchas veces las acciones terminen siendo superficiales y poco efectivas.

GESTIÓN DE DATOS

En relación con la información o los datos, la necesidad de ellos para la toma de decisiones en tiempos tan dinámicos, han llevado a las empresas a tomar rápidamente conciencia de la importancia de una gestión de datos ágil, efectiva y eficiente. El espectro de datos recabados y el nivel de detalle se amplía más día a día (consumos de energía e insumos, ocupación, niveles de cumplimiento, costos, incidencias) y los sistemas BI (Business Intelligence) que hoy se han transformado en un estándar en el medio, permiten la gestión unificada de los mismos independientemente de su fuente. El resultado es una gestión de Facilities más dinámica, eficiente y sustentable, y mayor certeza para la toma de decisiones.

EXPERIENCIA

Por último, quizás el tema de mayor preocupación para muchas empresas es hoy la experiencia en los lugares de trabajo, es decir, lo que los usuarios sienten al utilizar los espacios de oficinas. Luego de la pandemia, las expectativas de los empleados sobre las condiciones de trabajo cambiaron mucho. Hoy, las empresas buscan recuperar la presencialidad, pero en general se les dificulta enormemente superar el 40%. Derivado de esto, se vieron o se están viendo obligadas a repensar el objetivo de sus oficinas y reformularlas en función de ellos. En cuanto a su configuración, actualmente se plantea a las oficinas más como espacios de encuentro y de colaboración, y se entiende a la calidad y confort de las mismas como elementos necesarios, aunque por supuesto no suficientes por sí mismos, prácticamente indispensables para la atracción y retención de talento, y para fomentar la presencialidad en las oficinas.

El área de Facility Management es la responsable de analizar el uso de las oficinas, de participar y asesorar en la reformulación y de gestionar para alcanzar esas expectativas de calidad y confort. Hoy más que nunca, es fundamental para las empresas fomentar una fluida relación, colaboración y alineación de las áreas de Facilities Management y Capital Humano, para evaluar los comportamientos y preferencias de los colaboradores y así poder dar respuesta a las necesidades actuales para lograr una buena experiencia en los espacios de trabajo.